سازماندهی چیست؟ ۱۵ راهکار تضمینشده برای سازماندهی کارها
فهیمه حاجیآبادی
- تعریف سازماندهی چیست؟
- اهمیت سازماندهی
- اصول سازماندهی
- مراحل سازماندهی
- راهکارهای تضمینی برای سازماندهی بیشتر در کارها
آیا دوست دارید که از شمار کسانی باشید که تمام فعالیتهای خود را بهموقع انجام میدهند؟ احتمالا کسانی وجود دارند که شما نیز به نحوه فعالیت و کارشان غبطه میخورید؛ افرادی که مهارتهای سازماندهی بیعیبونقصی دارند و فعالیتهای مختلف زیادی را در زمان کوتاهی به سرانجام میرسانند. سازماندهی مهارتی است که با پرورش آن میتوانید کارآمدی خود را بهبود دهید. در این مطلب به تعریف سازماندهی میپردازیم و پاسخ میدهیم مراحل و اصول سازماندهی چیست. همچنین روشهایی کارآمد برای افزایش سازماندهی در کارها بیان میکنیم.
تعریف سازماندهی چیست؟
پیش از بررسی هر چیزی، باید بدانیم تعریف سازماندهی چیست. سازماندهی دومین تابع مدیریتی کلیدی پس از برنامه ریزی است که تلاشهای انسانی را هماهنگ و منابع را تنظیم میکند و در ادامه این دو را به گونهای با هم ترکیب میکند که در دستیابی به اهداف کمککننده باشند. سازماندهی شامل تصمیمگیری درمورد راهها و روشهایی است که میتوانند برنامهها را اجرا کنند.
سازماندهی شامل تعریف مشاغل و روابط کاری، تعیین وظایف مختلف در ارتباط با برنامهها، تنظیم و تخصیص منابع و طراحی ساختاری است که وظایف، مسئولیتها و اختیارات و برنامهریزی فعالیتها را برای حفظ همواری و اثربخشی در عملیات متمایز میکند.
اهمیت سازماندهی
حال که دریافتید سازماندهی چیست و چه معنایی دارد، در ادامه به دلیل اهمیت آن خواهیم پرداخت. سازماندهی در مدیریت امری اساسی است، زیرا عملکرد صحیح شرکت را تسهیل میکند.
- مزیت تخصصی: سازماندهی در مدیریت به طبقهبندی مشاغل به طور سیستماتیک در بین نیروی کار کمک میکند، که در کاهش بار کار و همچنین بهبود بهره وری مؤثر است، زیرا سازمان مزایای تخصصیای را دریافت میکند و کارمندان با توجه به صلاحیتشان میتوانند کار خاصی را به طور منظم انجام دهند؛
- توصیف روابط کاری: تعریف روابط کاری جریان ارتباطات را توصیف، و روابط مدیر-زیردست را تعیین میکند. با این کار سردرگمی و هرجو مرج در دریافت دستورات و دستورالعملها برطرف میشود؛
- استفادهی مؤثر از منابع: سازماندهی در مدیریت بهترین استفادهی ممکن از منابع انسانی، مادی، مالی یا فنی را تضمین میکند، زیرا مشاغلی به کارمندان اختصاص داده میشود که از همپوشانی و تکرار کار جلوگیری شود؛
- سازگاری با تغییر: فرایند سازماندهی به سازمان کمک میکند که با ایجاد تغییرات اساسی در استراتژیها، سلسلهمراتب و روابط، تغییرات را حفظ و آنها را سازگار کند؛
- توسعهی کارکنان: سازماندهی در مدیریت خلاقیت را در مدیران تشویق میکند. تفویض اختیار کار مدیران را کاهش میدهد و آنها روشهای جدیدی را برای انجام کار شناسایی میکنند؛ همچنین، آنها را قادر میسازد که حوزههای جدیدی را برای رشد و نمو خود کشف کنند.
به طور خلاصه، مدیر با سازماندهی در مدیریت کردن نظم را از بینظمی متمایز، سردرگمی را در رابطه با کار و مسئولیت برطرف، و محیطی ایدئال را فراهم میکند که در آن، همهی اعضای سازمان میتوانند به طور هماهنگ کار کنند.
مطلب مرتبط: ماتریس آیزنهاور؛ ابزاری مناسب برای اولویتبندی و مدیریت زمان
اصول سازماندهی
حال که با تعریف سازماندهی و اهمیت آن آشنا شدید، بهتر است با اصول سازماندهی در مدیریت نیزآشنا شوید.
- تقسیم کار: یکی از اصول سازماندهی این است که کار به کارمندی اختصاص دارد که در آن کار تخصص دارد؛
- هماهنگی: به اعضای مختلف سازمان وظایف مختلفی محول میشود و وقتی همهی وظایف به طور منطقی و متوالی در کنار هم قرار میگیرند، دستیابی به اهداف را به دنبال دارند؛ بنابراین، هماهنگی در اصول سازماندهی لازم است؛
- اهداف: اهداف باید به طور خاص تعریف شوند؛
- ساختار اقتدار-مسئولیت: برای یک ساختار اقتدار-مسئولیت مؤثر، موقعیت هر مدیر و مجری بر اساس میزان اختیارات و مسئولیتهایی که هنگام انجام وظایف به آنها محول شدهاست، در اصول سازماندهی مشخص میشود؛
- ارتباطات: همهی اعضا باید تکنیکها، جریان و اهمیت ارتباطات را بشناسند.
مراحل سازماندهی
حال که با اصول سازماندهی آشنا شدید، در ادامهی مطلب بیان میکنیم سازماندهی در مدیریت چه مراحلی دارد. فرایند سازماندهی عملکرد اصلیای است که کلیهی فعالیتها و منابع را در یک توالی منظم و منطقی به هم پیوند میدهد. مراحل سازماندهی برای دستیابی به اهداف سازمانی دنبال میشوند.
اکنون درمورد مراحل سازماندهی به طور مفصل بحث خواهیم کرد.
۱. شناسایی و تقسیم کار: مراحل سازماندهی در مدیریت با شناسایی کارها و تقسیم آنها طبق برنامه شروع میشود. اساسا، برای جلوگیری از اضافه کاری، کارها به فعالیتهای مختلف قابلکنترل طبقهبندی میشوند و افراد به انجام کار تشویق میشوند؛
۲. بخشبندی: پس از سازماندهی کار در فعالیتهای مختلف، فعالیتهایی که ماهیت مشابه دارند، با هم گروهبندی میشوند. این فرایند بخشبندی نامیده میشود که تخصصیسازی را تسهیل میکند و پایهای را برای ایجاد بخشها به وجود میآورد؛
۳. تعیین تکلیف: پس از تشکیل دپارتمانها، کارمندان در بخشهای مختلف تحتنظر یک مدیر قرار میگیرند، که مدیر بخش یا مدیر دپارتمان گفته میشود؛ پس از آن، کارمندان بر اساس مهارتها، صلاحیتها و شایستگیهایشان وظایف را دریافت میکنند. مدیر برای اثربخشی عملکرد باید مطمئن شود که بین شغل و کارمند تطابق درستی وجود دارد؛ یعنی فرد مناسب باید در شغل مناسب قرار گرفتهباشد؛
۴. ایجاد سلسلهمراتب سازمانی: در مراحل سازماندهی سلسلسه مراتب سازمانی دارای اهمیت است. استقرار افراد و تعیین وظایف پایان روند کاری نیست؛ لازم است کارمندان از اینکه چه کسی باید گزارش دهد و چه کسی میتواند به آنها دستور دهد، آگاه باشند؛ از این رو، روابط کاری باید بهوضوح برقرار شوند، که به ایجاد ساختار سلسلهمراتبی و سازماندهی سازمان کمک میکند؛
۵. تأمین منابع برای اعضا: یعنی ترتیب و استقرار منابعی مانند پول، مواد و لوازم و ماشینآلات، که برای انجام عملیات روزمرهی سازمان مهم هستند؛
۶. هماهنگی تلاشها و برنامهریزی فعالیتها: آخرین مورد از مراحل سازماندهی در مدیریت هماهنگی تلاشها و برنامهریزی فعالیتها به روشی منطقی و سیستماتیک است تا اهداف مشترک بتوانند به طور مؤثر محقق شوند. پس از این که بررسی کردیم سازماندهی چیست و چه مراحل و اصولی دارد در ادامه به راهکارهایی خواهیم پرداخت که تضمینی برای سازماندهی بیشتر هستند.
استخدام مهندس عمران
جدیدترین فرصتهای شغلی شرکتهای معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
راهکارهای تضمینی برای سازماندهی بیشتر در کارها
۱. برنامهریزی کنید
بدون برنامهریزی دقیق، بعضی از جزئیات ضروری نادیده گرفته میشوند و سازماندهی میسر نمیشود؛ بنابراین بهتر است برای هر کاری که انجام میدهید، زمانی را برای شناسایی ابزارها و منابع موردنیاز در زمینه کاری که انجام میدهید صرف کنید ؛ همچنین زمان لازم برای انجام وظایف را مشخص کنید و در نهایت استراتژیهایی را مشخص کنید که از آنها استفاده میکنید.
انجام این کار برای اهداف شغلی شما نیز ضرورت دارد؛ برای مثال، اگر میخواهید تا پایان سال ترفیع بگیرید، باید به مدیرانتان نشان دهید که چرا لیاقت چنین ترفیعی را دارید؛ همچنین باید نشان دهید که تمام مهارتهای حرفهای لازم را برای ترفیع، در اختیار دارید.
بنابراین باید اهدافی دستیافتنی را برای خود مشخص کنید تا بهسمت آنها گام بردارید؛ این کار موجب میشود که انگیزه شما برای رسیدن به هدف موردنظرتان در طول سال حفظ شود و در میانه راه، بیجهت انگیزه خود را از دست ندهید و سازماندهی بیشتری در کارهایتان داشته باشید.
مطلب مرتبط: مستند سازی چیست و چگونه به موفقیت سازمان کمک میکند؟
۲. برای سازماندهی در مدیریت، از فعالیتهایتان فهرستی آماده کنید
فهرست جدیدی از فعالیتهایتان آماده کنید؛ تلاش کنید تا فهرست را بهصورت روزانه تنظیم کنید و تمام کارهایی را که باید در طول روز انجام دهید، درون آن لحاظ کنید؛ حتی اگر این فعالیتها، کارهای سادهای مانند مرتبکردن فایلها یا خرید مواد غذایی باشند. با انجام این کار، انجام فعالیتها را فراموش نمیکنید و احساس بهرهری بیشتری نسبت به کارهایتان خواهید داشت؛ زیرا در پایان فعالیت، آن را از فهرستتان خط میزنید.
اگر میخواهید فهرستتان را بهشکل حرفهایتری سازماندهی کنید، کافی است که فعالیتها را اولویتبندی کنید و اولویت آنها را بهترتیب، از کم به زیاد، مشخص کنید. شما میتوانید این کار را با استفاده از کدهای رنگی یا شمارهگذاری گزینهها انجام دهید و بدین ترتیب اولویت انجام فعالیتها را مشخص کنید.
برای بعضی از افراد، آمادهکردن فهرست فعالیتهای روز بعد، در پایان روز سادهتر خواهد بود. این اقدام به افراد کمک میکند تا بلافاصله پس از بیدارشدن، سراغ انجام فعالیتهای موردنظر خود بروند.
۳. هنگام جلسات، نکات مهم را یادداشت کنید
بسیاری از افراد اینگونه تصور میکنند که نیازی نیست نکات مطرح شده در جلسات کاری را یادداشت کنند؛ آنها تصور میکنند که میتوانند همه مسائل را به ذهنشان بسپارند؛ اما واقعیت این است که در بیشتر موارد، افراد با ترک فضای جلسه، بخش مهمی از نکات مطرحشده در آن را فراموش میکنند پس نیاز شدیدی به سازماندهی مطالب دارند.
یادداشت برداری به شما کمک میکند تا عملکرد بلندمدت بهتری داشته باشید؛ بهخصوص اگر در این جلسات با رئیستان کار میکنید و او دستوراتی را برای تکمیل پروژهها به شما پیشنهاد میکند؛ بدین ترتیب، دیگر نیازی نیست که درمورد چیزهایی که پیش از این در جلسه مطرح شدهاند، سؤال کنید و میتوانید به دیگران نشان دهید که چه انسان فعال و منظمی هستید.
۴. رخدادها را ثبت کنید
یک دفتر یادداشت سالانه یا تقویم، میتواند به شما کمک کند تا افکارتان را سازماندهی کنید و فرد منظمتری باشید. میتوانید از این دفتر برای ثبت قرارهای ملاقات، برنامه غذایی هفتگی، نوشتن وظایف شخصی و تخصیص زمان به هر رویدادی استفاده کنید تا بدین ترتیب، به بهترین شکل ممکن از زمانتان استفاده کنید.
لازم است یادآوری کنیم که بهاحتمال خیلی زیاد، نمیتوانید کل روز را مطابق برنامه سپری کنید؛ برای مثال، ممکن است تغییرات لحظهآخری در برنامه کاری یا شخصی شما ایجاد شود و شما از انجام فعالیتهای دیگر عقب بیفتید؛ بنابراین زمانی را برای فعالیتهای اورژانسی در نظر بگیرید.
۵. ذهنتان را خلوت کنید تا سازماندهی برایتان آسانتر شود
بر هیچکس پوشیده نیست که اضطراب محیط کاری، میتواند به تعویق انداختن کارها توسط افراد منجر شود؛ به همین دلیل، خلوتکردن ذهن و تمرکز بر یک وظیفه در هر موقعیت، اهمیت زیادی دارد. شما نباید تلاش کنید تا بر چند وظیفه تمرکز کنید و در یک بار تلاش، چند کار مختلف را انجام دهید.
برای رهایی از استرس و سازماندهی راحتتر میتوانید صبحها به انجام مراقبه بپردازید. در حقیقت، یکی از مطالعات جدید روی رابطه ذهنآگاهی (mindfulness) و اضطراب محیط کاری نشان میدهد که پس از ۷ هفته مراقبه، آگاهی افراد شرکتکننده در مطالعه، افزایش چشمگیری داشته است.
۶. برای سازماندهی مدارک، پوشههای مختلف تهیه کنید
تأثیر چند قطعه لوازمالتحریر بر آرامش و نظم کلی فرد، شگفتانگیز خواهد بود. شما میتوانید از این لوازم سازماندهی در خانه، کلاس درس یا دفتر کار خود استفاده کنید؛ برای خود چند سطح ذخیرهسازی، پوشه و جعبههای جداکننده تهیه کنید تا متعلقات خود را در آنها قرار دهید؛ انجام این کار باعث میشود که بهسرعت احساس بهتری پیدا کنید. تا به اینجای مطلب دریافتید که سازماندهی چیست و چه مراحلی دارد، در ادامه به بررسی ادامه راهکارها برای سازماندهی بهتر میپردازیم.
۷. نوشتههای خود را علامتگذاری کنید
داشتن پوشههای جدید، بدون اینکه بدانید در هریک از آنها چه چیزهایی ذخیره شده است، بیفایده خواهد بود. برای اینکه بتوانید از سازماندهی ایجادشده در میز یا کشوهای خود بیشترین استفاده را ببرید، از نشانهها استفاده کنید تا تشخیص دهید که در هر سبدی چه اطلاعاتی قرار دارد؛ با این کار شما میتوانید زمان زیادی را در پیداکردن کاغذها یا جعبههای موردنیاز خود صرفهجویی کنید.
۸. کارهایی که باید انجام شوند و کارهایی که انجام شدهاند را به تفکیک فهرستبندی کنید
اگر با وظایف مختلفی در یک دوره روبهرو هستید، تلاش کنید تا آنها را در ۲ ستون مختلف سازماندهی کنید. شما میتوانید یک ستون را به وظایفی اختصاص دهید که باید انجام شوند و ستون دیگر را به وظایفی که تا این لحظه انجام شدهاند. چنین کاری مزیتهای زیادی دارد، زیرا با دیدن ستون مربوط به فعالیتهایی که باید انجام شوند، متوجه اقداماتی میشوید که باید به پیگیری آنها بپردازید؛ همچنین ستون مربوط به فعالیتهای تکمیلشده، باعث میشود که احساسات منفی شما نسبت به پیشنرفتن فعالیتها از بین برود.
۹. سیستم ذخیرهسازی پرونده (فایل) ویژهای را برای خود به وجود آورید
یک سیستم ذخیرهسازی پرونده شخصی مناسب برای هر حرفهای ضرورت دارد؛ برای مثال، شما میتوانید پروندهها و پوشههای مختلفی را ایجاد کنید و مستندات خود را بر اساس دستهبندی در آنها قرار دهید؛ مستنداتی مانند صورتحسابها، رسیدها، یادداشتهای پزشک، قراردادها، پروژهها و غیره. بسته به اینکه با چه چیزی راحت باشید، شما میتوانید اطلاعات را بهصورت کاغذی یا در دستگاههای الکترونیکی نگهداری کنید.
۱۰. دسکتاپ کامپیوتر خود را مرتب کنید
اگر دسکتاپ شلوغی دارید، اکنون زمان سازماندهی آن رسیده است. ابتدا فایلهای رهاشده را درون پوشههای دستهبندیشده قرار دهید؛ همچنین میتوانید اطلاعات درون سرور اشتراکی خود را مرتب کنید؛ برای مثال، اگر الگویی درون این فضا وجود دارد که همکاران یا همکلاسیهای شما رعایت میکنند، منتهی فایلها بهصورت منظمی ذخیره نشدهاند، میتوانید فایلها را مرتب کنید و آنها را در فولدرهای منظمی قرار دهید که بهآسانی پیدا شوند.
۱۱. لوازم غیرضروری را دور بریزید
بیشتر افراد لوازمی را دور خود جمع میکنند که به آنها نیازی ندارند؛ این لوازم ممکن است چیزهای بهدردنخوری، مانند ظرف خوشبوکننده خالی یا محتوای چاپ شده ۲ سال قبل باشند. اکنون زمان این رسیده است که از شر این زبالههای غیرضروری خلاص شوید و محیط کار یا خانه خود را تمیزتر کنید.
برای انجام این نوع سازماندهی میتوانید هر پنجشنبه، نیم ساعت پایان روزتان را به دورریختن وسایل غیرضروری اختصاص دهید و فضای خود را مرتبتر کنید. این کار باعث میشود که اول هفته بتوانید دوباره، بهطور منظم شروع کنید.
مطلب مرتبط: راهنمای جامع افزایش بهره وری در محیط کار
۱۲. برای سازماندهی بیشتر، از فناوری استفاده کنید
در عصر حاضر، هزاران برنامه کاربردی وجود دارد که برای کمک به تمرکز و سازماندهی ما طراحی شدهاند. اگر دستگاههای فناوری را ترجیح میدهید، میتوانید از نرمافزارها برای منظمماندن خود استفاده کنید. نرمافزارهای خوبی برای کاربردهای مختلف وجود دارد؛ برای مثال، میتوانید از اورنوت (Evernote) برای تهیه فهرست فعالیتها، از بیپ می (Beep Me) برای تنظیم زنگهای یادآوری کننده، تریپایت (TripIt) برای برنامهریزی سفر و کلاکیفای (Clockify) برای دنبالکردن فعالیتها استفاده کنید.
۱۳. زمانتان را مدیریت کنید
مدیریت زمان، یکی از مهارتهای مفید سازماندهی است که میتواند به شما در زندگی کمک زیادی کند. اگر زمان مشخصی را به تکمیل وظایفتان اختصاص میدهید، میتوانید از زمانهای باقیمانده خود برای انجام کارهای دیگری استفاده کنید. بنابراین، بهجای اینکه درمورد کمبود زمان شکایت داشته باشید، باید به تنظیم هوشمندانه وقتتان بپردازید و از تکمیل بیشتر فعالیتهایی که به هر روز اختصاص دادهاید، مطمئن شوید.
۱۴. سحرخیز باشید تا کارهای خود را بهتر سازماندهی کنید
اگر صبح زودتر بیدار شوید، احتمالا بهرهبرداری بهتری از روز خود خواهید داشت؛ بنابراین، بهجای اینکه ساعت ۸:۳۰ صبح از تختخواب خارج شوید تا خود را به دفتر یا کلاس درس برسانید، بهتر است کمی زودتر بیدار شوید؛ در این صورت، میتوانید صبحانه خوبی بخورید یا حتی کمی ورزش کنید. انجام چنین فعالیتهایی نهتنها انرژی شما را در طول روز افزایش میدهد، بلکه برای روز بعد نیز آمادهتان میکند.
۱۵. بیاموزید که فعالیتها را به عهده دیگران بگذارید
مهارت محولکردن فعالیتها به دیگران، مهارتی است که بسیاری از افراد برای موفقیت در سازماندهی در محیط کاری خود، به آن نیاز دارند. شما باید مهارتهای همراهان خود را شناسایی کنید و از آنها برای دستیابی به نتایج بهتر بهرهمند شوید. به یاد داشته باشید: که اگرچه ممکن است ترجیح دهید که همه فعالیتها را خودتان انجام دهید، این موضوع برای همه موقعیتها امکانپذیر نخواهد بود. بعضی از اعضای تیم، میتوانند در مدیریت وظایف مشخص، تجربه خوبی داشته باشند و این موضوع به شما این امکان را میدهد که بر مسائل مهم دیگری تمرکز کنید.
در این مطلب ابتدا بررسی کردیم که سازماندهی چیست، همچنین به مراحل سازماندهی و اصول سازماندهی نیز پرداختیم و درنهایت راهکارهایی را بیان کردیم که سازماندهی شما را تضمین میکنند. جالبترین پیشنهادی که در این مطلب مطالعه کردید، کدام مورد بوده است؟ نظرات خود را درباره «سازماندهی» با ما بهاشتراک بگذارید.
مطلب مرتبط: سازماندهی با MyLifeOrganized
منبع:
businessjargons.com
careeraddict.com
سازماندهی چیست و چگونه به مدیریت بهتر سازمان کمک میکند؟
مدیریت و رهبری کسب و کار
زمان تقریبی مطالعه: ۸ دقیقه
بدون شک هیچ کسب و کاری نمیتواند بدون سازماندهی و مدیریت مناسب کارکنان و منابع خود، رشد و پیشرفت قابل توجهی داشته باشد. سازماندهی یکی از مفاهیم مهم در حوزه مدیریت و به معنای نظم و ترتیب دادن به منابع و فعالیتهای سازمان و ایجاد هماهنگی میان بخشهای مختلف آن است. در این مقاله ضمن بررسی مفهوم سازماندهی، علت اهمیت آن در کسب و کارها، خصوصیات (ابعاد) و مزایای آن، به فرآیند سازماندهی برای مدیریت بهتر سازمان میپردازیم.
- ۱ مفهوم سازماندهی چیست و چه جایگاهی در مدیریت کسب و کارها دارد؟
- ۲ سازماندهی چه عناصر و ابعادی دارد؟
- ۳ چرا سازماندهی برای کسب و کارها مهم است؟
- ۴ فرآیند سازماندهی چگونه است؟
- ۵ مزایای سازماندهی کدام است؟
- ۵.۰.۱ کلام آخر
مفهوم سازماندهی چیست و چه جایگاهی در مدیریت کسب و کارها دارد؟
در علم مدیریت، منظور از سازماندهی (organizing) فرآیندی است که طی آن مدیران سازمان وظایف و کارها را میان کارکنان تقسیم کرده، منابع لازم را به آنها اختصاص داده و میان آنها هماهنگی ایجاد میکنند تا رسیدن به اهداف سازمانی را تسهیل کنند. به همین دلیل است که سازماندهی باید به صورت پیوسته در هر سازمانی جریان داشته باشد تا حیات و کارایی آن را تضمین کند.
ار سوی دیگر، سازماندهی جایگاهی مهم در حوزه مدیریت سازمانی دارد. در واقع، در یک تعریف بنیادین میتوان مدیریت هر سازمان را شامل پنج فعالیت کلی دانست که عبارتند از: برنامهریزی، سازماندهی، کارکنان، رهبری و کنترل. برای اجرای هر کدام این پنج کارکرد، مجموعهای از روشها و نظریات وجود دارد که به شما امکان میدهد بتوانید سازمان خود را به شکل موفقی اداره کنید. سازماندهی یکی از فعالیتها و بخشهای اصلی مدیریت سازمان است که به دلیل داشتن مزایایی همچون بهبود کارایی و کاهش هزینهها، برای کسب و کارها ضروری است.
سازماندهی چه عناصر و ابعادی دارد؟
سازماندهی به کارها، نیروی انسانی و منابع سازمان میتواند به اشکال متعددی صورت بگیرد، اما در تمامی آنها یک سری عناصر و ابعاد مشترک وجود دارد. این عناصر و ابعاد عبارتند از:
- تقسیم کار: یکی از عناصر اصلی سازماندهی، تقسیم کارها و واگذاری آنها به افراد متخصص است.
- واگذاری مسئولیتها: سازماندهی موفق و انجام بهینه وظایف توسط کارکنان ایجاب میکند تا هر کدام مسئولیتها و اختیارات متناسب را داشته باشند. بنابراین واگذاری مسئولیتها از عناصر اصلی سازماندهی است.
- هماهنگ کردن کارها: طی فرآیند سازماندهی، کارکنان سازمان مسئولیت انجام وظایف مختلفی را بر عهده میگیرند که باید با منطق و توالی خاصی انجام شوند. بنابراین عنصر دیگر ضروری برای سازماندهی موفق، ایجاد هماهنگی است.
- تعیین اهداف: سازماندهی بدون هدف مشخص اساساً معنی ندارد. آنچه سازماندهی و نحوه انجام آن را تبیین میکند، هدف آن است. بنابراین تعیین اهداف از عناصر مشترک سازماندهی در تمامی کسب و کارهاست.
- وجود سلسله مراتب اختیار – مسئولیت: سازماندهی نیازمند پاسخگو بودن افراد نسبت به مسئولیتهاییست که به آنها محول میشود. به همین دلیل هر سازماندهی باید دارای یک سلسله مراتب باشد تا افراد اختیاراتی برای نظارت و مسئولیتهایی برای پاسخگویی داشته باشند.
بیشتر بخوانید:
سلسله مراتب سازمانی چیست؟
- برقراری ارتباط: اجرای تمامی عناصر فوق نیازمند برقراری ارتباط میان اعضای سازمان است. به همین دلیل آشنایی با فنون ارتباطات و اهمیت برقراری آن از عناصر مشترک در سازماندهی انواع کسب و کارهاست.
چرا سازماندهی برای کسب و کارها مهم است؟
سازماندهی یکی از عمده عناصر مدیریت است که در کنار برنامهریزی، رهبری و کنترل، مرحله مهمی از فرآیند مدیریت را تشکیل میدهد. سازماندهی یکی از مهمترین مؤلفههای موفقیت هر کسب و کار است زیرا به شما امکان میدهد تا با سازماندهی کسب و کارتان بتوانید ضمن برنامهریزی و نظمدهی به فعالیتهای یک سازمان، به دستاوردهای بیشتر و بهرهوری بالاتری دست پیدا کنید.
از دلایل دیگر اهمیت سازماندهی در کسب و کارها، بهبود هماهنگی بین کارکنان و بخشهای مختلف سازمان است. با سازماندهی مناسب، کارکنان به طور موثرتری میتوانند با همکاران خود هماهنگی کنند و ارتباط بیشتری با دیگران داشته باشند. این بهبود هماهنگی نیز در نهایت میتواند به افزایش دستاوردها و بهرهوری بالاتر سازمان منجر شود.
سازماندهی همچنین با تعیین روشهای دقیق برای انجام کارها، کاهش تداخل کاری و اشتباهات و مدیریت بهتر زمان میتواند باعث بهبود کارایی سازمان شود. این مساله در نهایت، سازماندهی را به یک ابزار مهم در رقابت با سایر سازمانها و کسب و کارها تبدیل میکند.
برخی دیگر از دلایل اهمیت سازماندهی میتوان به ترویج مدیریت مؤثر و کارآمد، تشویق شایستهسالاری، کاهش کارهای تکراری، ایجاد تعادل میان اختیارات و مسئولیتهای افراد، استفاده مؤثر از منابع انسانی و افزایش بهرهوری و رضایت شغلی کارکنان دانست.
فرآیند سازماندهی چگونه است؟
سازماندهی یکی از عناصر مهم مدیریت هر سازمان است که با چیدمان فعالیتها و منابع آن به صورت منطقی و سیستماتیک، آنها را برای دستیابی به اهداف سازمانی به یکدیگر متصل میکند. فرآیند سازماندهی شامل چندین مرحله است که در ادامه به تفصیل به بررسی آنها میپردازیم:
۱- شناسایی و تقسیم کارها: فرآیند سازماندهی با شناسایی کارها و تقسیم آنها شروع میشود. برای دستیابی به این مهم، کارها به فعالیتهای کوچکتر تقسیم میشوتد تا به راحتی قابل اجرا و واگذاری به افراد مختلف باشند. علت آن نیز این است که هیچ کس قادر به انجام حجم زیادی از کارها و وظایف مختلف در یک بازه زمانی کوتاه نیست، حتی اگر در انجام آنها مهارت داشته باشد. بنابراین سازمانها برای تسریع انجام کارها باید آنها را به اجزای کوچکتر تقسیم کنند. از سوی دیگر، تقسیم کار به کارکنان سازمان امکان میدهد تا وظایفی را انتخاب کنند که مطابق سلایق و استعدادهای آنها باشد.
۲- گروهبندی کارها: پس از تقسیم کارها به فعالیتهای کوچکتر، فعالیتهای با نوع مشابه با هم گروهبندی میشوند. گروهبندی تخصیص کارها را تسهیل میکند و به مدیران امکان میدهد تا هر دسته از کارها را به گروهها و واحدهای مربوطه تخصیص دهد.
۳- تخصیص وظایف به کارکنان: در مرحله بعد باید تخصیص کارها به گروهها، واحدها و کارکنان سازمان بر اساس مهارتها، شایستگیها و توانمندیهای آنها انجام شود. افزایش کارایی سازمان و کارکنان آن منوط به این است که میان وظیفه و فرد مسئول برای انجام آن تناسب وجود داشته باشد. تخصیص وظایف به افراد، اعمال کنترل بر عملکرد آنها را نیز تسهیل میکند.
۴- تفویض اختیار: تفویض اختیار به معنای دادن اختیار به کارکنان سازمان برای انجام وظایفی است که به آنها محول شده است. اگر کارکنان اختیاری برای تصمیمگیری در مورد وظایفشان نداشته باشند، نخواهند توانست آنها را به اتمام برسانند. به همین دلیل، مدیر باید هر زمان که وظایفی را به کارکنان محول میکند اختیارات کافی را نیز در اختیار آنها قرار بدهد. این باعث میشود کارکنان احساس اعتماد و احساس مسئولیتپذیری بیشتری داشته باشند. با این حال، مدیران باید از تعادل میان اختیارات کارکنان و میزان مسئولیتهای آنها اطمینان حاصل کنند.
۵- تعیین سلسله مراتب سازمانی: وظیفه کارکنان این نیست که صرفاً کارها را به اتمام برسانند، بلکه باید خروجی آن را به یکی از مدیران یا کارکنان سازمان گزارش بدهند. تعیین سلسله مراتب سازمانی به کارکنان امکان میدهد تا آگاه باشند که باید به چه کسی گزارش دهند و کدام شخص میتواند به آنها دستور بدهد. با کمک سلسله مراتب آنها خواهند توانست روابط کاری خود را به طور واضح برقرار کنند.
۶- فراهم کردن منابع برای کارکنان: سازماندهی و توزیع منابع سازمان مانند پول، مواد اولیه، تجهیزات و دستگاهها میان کارکنان برای اجرای فعالیتهای روزانه سازمان ضروری است. به همین دلیل یکی از مراحل ضروری در چرخه سازماندهی فعالیتهای سازمان، فراهم کردن منابع برای انجام کارهاست.
۷- هماهنگسازی کارها و برنامهریزی فعالیتها: آخرین مرحله از فرآیند سازماندهی فعالیتها در کسب و کار، ایجاد هماهنگی میان کارها و فعالیتهای کارکنان و واحدهای مختلف سازمان به نحوی منطقی و سیستماتیک است تا بتوانند در کنار یکدیگر به شکلی موثر دستیابی به اهداف سازمان را تسهیل کنند. هماهنگسازی کارها همچنین باعث ایجاد درک متقابل میان کارکنان و واحدهای مختلف سازمان میشود و احساس تلاش گروهی و روحیه تیمی برای دستیابی به اهداف سازمان را تقویت میکند.
مزایای سازماندهی کدام است؟
سازماندهی نه تنها برای موفقیت هر سازمانی حیاتی و مهم است، بلکه مزایای متعدد دیگری نیز دارد که در اینجا به برخی از آنها میپردازیم:
- افزایش تخصصگرایی: در سازماندهی ضمن طبقهبندی کارها، آنها را به کارکنانی واگذار میکنند که صلاحیت و تخصص انجام آنها را داشته باشند. بنابراین سازماندهی ضمن کاهش حجم کار و بهبود بهرهوری سازمان، باعث افزایش تخصصگرایی میشود.
- افزایش کارایی و بهرهوری: با توجه به رقابت شدید در بازار کار، سازمانها باید برای بقای خود، کارایی بیشتری داشته باشند و بهبود فعالیتهای خود را در همه جنبهها مدنظر قرار دهند. سازماندهی، یکی از ابزارهایی است که با بهینهسازی استفاده از منابع و ایجاد هماهنگی میان کارکنان، نقش مهمی در بهبود کارایی سازمان دارد.
بیشتر بخوانید:
۱۳ راهکار افزایش بهره وری کارکنان در سازمان یا محیط کار
- تبیین سلسله مراتب سازمانی: سازماندهی با تعریف وظایف هر یک از کارکنان، روابط کاری آنها نیز را توصیف میکند و به این ترتیب باعث تعیین سلسله مراتب سازمانی میشود. وجود این سلسله مراتب، سردرگمی و هرج و مرج را در دریافت دستورات و ارائه گزارشات از بین میبرد.
- کاهش اختلافات میان کارکنان: تعیین سلسله مراتب سازمانی و مشخص کردن وظایف و اختیارات هر یک از کارکنان همچنین باعث کاهش اختلافات میان آنها میشود.
- بهبود مشارکت کارکنان: سازماندهی صحیح با تببین وظایف افراد، علاوه بر کاهش اختلافات باعث تسهیل مشارکت و تعامل میان کارکنان سازمان میشود.
- بهبود کنترل و نظارت: سازماندهی صحیح با مشخص کردن وظایف و مسئولیتهای هر یک از کارکنان، کنترل و نظارت بر عملکرد آنها را برای مدیران سازمان تسهیل میکند.
- استفاده مؤثر از منابع: با سازماندهی، وظایف و کارها به گونهای به کارکنان واگذار میشود که از دوبارهکاری و تکرار جلوگیری شود. به همین دلیل، استفاده بهینه از منابع سازمان را تضمین میکند و فرقی نمیکند که این منابع انسانی، مادی، مالی یا فنی باشند.
- کاهش هزینهها: با سازماندهی صحیح کارها، از اتلاف منابع سازمان، خطاهای انسانی و دوبارهکاریها جلوگیری میشود که این در نوع نقش مهمی در کاهش هزینههای سازمان دارد.
- انعطافپذیری بیشتر: فرآیند سازماندهی با ایجاد تغییرات اساسی در نحوه مدیریت کارها، استفاده از منابع، سلسله مراتب اداری، روابط کارکنان و غیره به سازمان کمک میکند تا با انعطافپذیری بیشتری در برابر چالشها واکنش نشان دهد و خود را بهتر با تغییرات محیطی تطبیق دهند.
- پیشرفت پرسنل: سازماندهی با تفویض اختیارات لازم به کارکنان برای انجام وظایفشان باعث تشویق خلاقیت در آنها میشود. همچنین افزایش تخصصگرایی، کارکنان را قادر میسازد تا در زمینه تخصصی خود رشد و توسعه بیشتری داشته باشد.
کلام آخر
همانطور که در این مقاله خواندید، سازماندهی برای موفقیت و مدیریت بهینه هر سازمان ضروری است. شما با سازماندهی میتوانید به کارها نظم بخشیده و مسئولیتها را تبیین کنید تا زمینه برای همکاری بهتر کارکنان و دستیابی به اهداف سازمان فراهم شود.
